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Lorsqu’une de vos collaboratrices vous annonce la grande nouvelle, il est important de préparer son départ en congé avec pragmatisme. Nous le savons, le délai de montée en compétence des nouveaux employés est un enjeu d’autant plus critique quand il s’agit de courtes périodes de travail, notamment lors d’un remplacement pour cause de congé parental. Pour rappel, la durée d’un congé maternité en France est de 16 semaines minimum ; la personne qui remplacera provisoirement votre collaboratrice devra donc être opérationnelle le plus rapidement possible afin de que le poste ne perde pas en productivité. Il n’est pourtant pas facile pour un collaborateur de devoir monter en compétences en quelques semaines seulement, ce dernier doit d’abord se familiariser avec sa nouvelle équipe, avec son environnement de travail afin d’assimiler au mieux les missions et les tâches à son poste. Il paraît alors essentiel de mettre en place des solutions afin d’intégrer et de former le remplaçant d’une manière optimale, pour garder une véritable dynamique au niveau du poste en question.
Préparer le départ en congé de votre collaboratrice, en faisant un offboarding pré-congé, permet alors de gagner en efficacité sur l’intégration du/de la remplaçant(e). Très concrètement, quelques semaines avant le départ en congé maternité, le manager peut proposer à la collaboratrice d'organiser une passation à son poste : quelles sont les missions et les tâches ? Quels sont les sujets critiques à maîtriser ? Y a-t-il des bonnes pratiques et des outils particuliers à maîtriser ? En formalisant les connaissances et l’expérience acquises par la collaboratrice, le manager pourra ensuite transmettre ce précieux contenu au/à la remplaçant(e) afin qu’il/elle optimise sa prise de poste. En bénéficiant d’une telle passation de connaissances, le nouveau collaborateur ne se retrouve pas à devoir "réinventer la roue" et dispose à l’inverse d'un bel aperçu de la réalité du poste, pour capitaliser sur les réflexes opérationnels en place avant son arrivée. En préparant les départs en congé maternité, l’entreprise fluidifie les transitions et gagne en efficacité sur l’onboarding du remplaçant.
Mais l’offboarding de pré-congé ne s’arrête pas là. Quelques semaines avant que la collaboratrice ne regagne son poste, le remplaçant pourra lui aussi formaliser et transmettre ses connaissances relatives au poste et à l’activité de l’entreprise. Le remplaçant ayant lui-même bénéficié d’une passation de connaissances, il pourra réciproquement préparer son départ en décrivant la situation actuelle du poste, les nouveaux clients, les nouveaux enjeux, etc. Ce véritable passage de relai permet de faciliter la réintégration de la collaboratrice ; son retour sera alors progressif afin qu’elle puisse reprendre le rythme en minimisant son appréhension sur ce qu'il se sera passé pendant son absence. Organiser un offboarding dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, c’est choisir de réduire au maximum les frictions qui peuvent survenir lors de ces transitions. L’entreprise gagne en productivité et les collaboratrices peuvent reprendre leur poste l’esprit tranquille avec une expérience vraiment remarquable.
En 2O21, le télétravail s’est largement généralisé dans les entreprises, les managers et les Directions des Ressources Humaines ont dû adapter leurs méthodes et outils aux nouveaux challenges impliqués par ce nouveau mode de travail. La gestion des congés parentaux, et notamment la réintégration des collaborateurs dans un contexte de télétravail a cependant pu permettre l’avènement de nouvelles formes de communication et de transmission des informations. Alors que le travail "en remote" a souvent été perçu comme source de problèmes pour les entreprises et leurs collaborateurs, il s’avère qu’il aurait également participé au renouveau de la communication en entreprise. En effet, de nouvelles solutions permettant de capitaliser, de formaliser et de transmettre les sujets clés de l’entreprise ont pu émerger. L’intégration ou la réintégration des collaborateurs par la transmission de nombreux documents papiers n’est pas compatible avec le télétravail, les entreprises doivent donc se tourner vers de nouveaux outils, des solutions qui assurent la circulation des informations via un format digital. La gestion des départs en congé maternité doit donc également s’adapter à ces évolutions, la passation de connaissances sous forme digitale permet alors un retour au poste optimal, même en situation de télétravail.
En effet, le télétravail ayant fortement accéléré les processus de digitalisation des documents, il n’est plus cohérent de transmettre des connaissances et des compétences exclusivement via des documents papiers. La tendance s’est alors dirigée vers l’utilisation des contenus dits “chauds”, c’est-à-dire l’usage de vidéo, de podcasts ou d. De plus, la passation de connaissances via des contenus chauds est bien plus efficace que via des documents écrits. Ce sont des formats qui engagent davantage la personne qui les consulte, ce qui lui permet d’assimiler plus facilement leur contenu. Chez Komin, nous avons défini la règle du “1-3-5” : 1 contenu chaud, c'est moins de 3 minutes c’est 5 fois plus efficace qu’un document écrit de plusieurs pages. L’utilisation de contenus chauds dans la gestion des congés maternités permet d’assurer et même d’optimiser le passage de relais entre la collaboratrice et son remplaçant. Le télétravail a alors certes imposé l’utilisation de nouveaux outils, mais cela a permis de réinventer l’offboarding et l’onboarding, dans le cas des congés maternités comme dans toutes les autres transitions des collaborateurs.
La gestion des transitions professionnelles est un enjeu clé pour assurer une bonne expérience collaborateur à ses employés, d’autant plus en période de télétravail. Gérer un congé parental, c’est faire face à 2 transitions au minimum. En effet, il faut s’occuper du départ et du retour du collaborateur (nouveau) parent, mais dans le cas où l’employé est temporairement remplacé, il faut être capable de couvrir l’onboarding et l’offboarding du remplaçant.
Ces multiples transitions sont à la fois un risque et une opportunité :
Assurer le transfert de connaissances lors de ces transitions permet alors de minimiser les risques et d’optimiser ces opportunités afin de booster la productivité du poste tout en assurant une expérience collaborateur remarquable.
Parmi les nombreuses transitions professionnelles que peut connaître une entreprise dans une année, les congés parentaux ne sont pas des plus simples à gérer. De plus ils sont déterminants pour la marque employeur d’une entreprise. En effet, c’est une période assez délicate, où le stress peut facilement émerger et marquer les esprits, il est donc essentiel de ne pas la négliger. Si beaucoup de moyens sont alloués à l’expérience collaborateur, mais que cette transition est mal gérée, les efforts de l’employeur seront alors fortement entachés, voire gâchés. À l’inverse, l’employeur qui propose à ses collaborateurs une gestion sur mesure et optimale du départ en congé maternité garantit une expérience collaborateur remarquable. Le (nouveau) parent peut aborder cette phase plus sereinement, et ce même en télétravail, puisqu’il sait que son remplaçant a tout ce dont il a besoin pour évoluer au sein de l’entreprise et que ce dernier lui fera un “état des lieux de sortie” sur ce qu’il s’est passé et sur ce qu’il a pu apprendre lors de ces 16+ semaines.
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