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Une base de connaissances d'entreprise est un référentiel centralisé d'informations organisées de manière systématique pour permettre un accès facilité aux données et connaissances existantes. On parle parfois d’outils de GED, ou Gestion Electronique des Documents. Le but principal d'une base de connaissances est d’organiser et diffuser des informations structurées pour soutenir la prise de décision et l'optimisation des processus d'une entreprise. Les bases de connaissances sont alimentées par la production des documents écrits par des collaborateurs internes et par des publications externes. Les informations contenues dans une base de connaissances peuvent inclure des manuels de procédures, des politiques d'entreprise, des rapports, des documents techniques et une multitude de documents le plus souvent dans un format écrit (word, pdf, ppt, etc.).
Un logiciel de partage des connaissances internes a pour objectif de permettre aux employés de partager leurs expertises, leurs expériences et leurs savoir-faire avec d'autres membres de l'entreprise, sans qu’aucune formalisation préalable ne soit requise. L’action de partage peut concerner une information existante ou une information formalisée pour l’occasion. Les logiciels de partage des connaissances permettent aux utilisateurs de partager des idées, des expériences, des bonnes pratiques, comme de poser des questions ou d’interagir sur la base des informations partagées. Les logiciels de partage de connaissances peuvent également intégrer des fonctionnalités de recherche et d'organisation des connaissances, sur les mêmes principes que les bases de connaissances. Contrairement à une base de connaissances, les informations contenues dans un logiciel de partage des connaissances peuvent être plus informelles et pratiques, telles que des idées, des astuces, des conseils et des retours d'expérience. Aussi, les informations peuvent présenter des formats divers, de l’écrit jusqu’aux vidéos en passant par des quiz.
Leur objectif principal : organiser les connaissances pour l’un ou transmettre pour l’autre..
Le but principal d'une base de connaissances est de fournir des informations pour soutenir la prise de décision et l'optimisation des processus d'une entreprise. Ces informations préexistent le plus souvent, avant d’être organisées selon une logique définie par l’entreprise. Il est toujours possible d’ajouter de nouveaux éléments ou documents créés sur le tard.
D'un autre côté, un logiciel de partage des connaissances est conçu pour permettre aux employés de partager leur expertise et leur expérience pour favoriser la collaboration et l'innovation en interne. La formalisation des connaissances visées fait partie intégrante de l’action de partage, et comporte parfois une étape de validation. La formalisation peut être faite par écrit ou via d’autres médias (podcasts, vidéos, etc.)
Leur contenu : plutôt statique pour les bases de connaissances et dynamique pour les logiciels de partage des connaissances.
Les informations contenues dans une base de connaissances sont principalement statiques et formelles, telles que des manuels de procédures, des politiques d'entreprise, des rapports et des données de référence. D'un autre côté, les informations contenues dans un logiciel de partage des connaissances peuvent être plus dynamiques et tacites, c'est-à-dire plus informelles et pratiques, telles que des idées, des astuces, des conseils et des retours d'expérience.
L’usage par les collaborateurs : base de connaissances en lecture et partage des connaissances pour collaborer.
Les bases de connaissances sont utilisées par la très grande partie des utilisateurs en mode "lecture seule", pour la consultation et la recherche d'informations spécifiques. Les logiciels de partage des connaissances sont davantage utilisés pour la collaboration et l'échange d'informations entre les membres de l'entreprise, ce qui peut favoriser l'apprentissage et l'innovation en interne. Dans ce cadre, la majeure partie d’employés utilisateurs de l’entreprise peuvent avoir un rôle actif dans la création des connaissances partagées.
En résumé, une base de connaissances d'entreprise est une source d'information structurée pour soutenir la prise de décision tandis qu'un logiciel de partage des connaissances internes permet aux membres de l'entreprise de partager leurs expériences dans des contextes divers, pour favoriser la collaboration par l’action de transmission.
La transmission et l’accès à la connaissance dans l’entreprise ne sont qu’un exemple parmi une problématique plus large de l’organisation du travail. La pandémie des 3 dernières années a confirmé un profond changement de l’organisation du travail qui s’était déjà initiée une décennie auparavant. Les employeurs doivent trouver des solutions à ces situations désormais normalisées: volatilité plus forte des employés, demandes de flex office ou de transparence dans la gestion, etc. Komin, comme d’autres entreprises, innovent pour concevoir ces solutions. Si nous aidons nos clients à développer leur productivité par le partage des connaissances internes, Flexteam simplifie par exemple le travail hybride et la qualité de vie au travail (QVT). Accompagner proactivement ces nouvelles tendances du travail est une opportunité pour les entreprises d’adopter une approche différenciante qui pourra les aider à se transformer comme à fidéliser leurs employés dans la durée, des enjeux majeurs pour les PME, les ETI comme les Grandes entreprises.
La certification qualité a été délivrée au titre de la ou des catégories d'actions suivantes : actions de formation.
Komin est la plateforme de collaborative learning qui offre aux entreprises une solution simple et efficace pour la transmission de compétences au sein des équipes.
